Nachrichten der Führungs-Akademie des Deutschen Olympischen Sportbundes

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27. Februar 2012

IM GESPRÄCH: Matthias Vatheuer, Generalsekretär des DTTB, zu den Ergebnissen einer Organisationsanalyse des Generalsekretariats des DTTB

Der Deutsche Tischtennis-Bund gehört mit ca. 606.000 Mitgliedern zu den größten und beliebtesten Sportverbänden in Deutschland. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Führungs-Akademie hat der DTTB durch die Unternehmensberatung "rosenbaum nagy unternehmensberatung" eine Organisationsanalyse seines Generalsekretariats durchführen lassen. Matthias Vatheuer, Generalsekretär des Deutschen Tischtennis-Bundes, äußert sich im Interview zu den Beweggründen der Organisationsanalyse und ihren Ergebnissen.


RED.: Herr Vatheuer, was hat den DTTB bewogen, diese umfassende Organisationsanalyse in Auftrag zu geben?

MATTHIAS VATHEUER: Der DTTB hat sich vor drei Jahren eine neue Satzung gegeben. In der Folge ist es zu einer Umstrukturierung gekommen. Es sind einige neue Gremien entstanden. Außerdem haben wir vor zwei Jahren eine große neue Aufgabe dazu bekommen. Der Spielbetrieb der Regionalverbände ist auf die Ebene des DTTB verlagert worden. Im Zuge dieser Änderungen und im Zusammenhang mit normalen personellen Veränderungen, wie z.B. zweimal Mutterschutz, haben wir im Generalsekretariat zwar keine zusätzlichen, aber einige neue Mitarbeiter bekommen. Was wir nun wissen wollten: Wie sind wir aufgestellt? Ist das gut so? Passt das alles zusammen? Wir hatten insgesamt das Gefühl, dass wir zu viele Aufgaben für zu wenig Mitarbeiter hatten. Das alles wollten wir hinterfragen.


RED.: Wie aufwändig ist eine solche Organisationsanalyse für einen Spitzensportverband ? Was mussten Sie an Arbeit investieren, um zu einem gewinnbringenden Ergebnis zu kommen?

MATTHIAS VATHEUER: Der Aufwand ist relativ gering. Die Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung fußte auf Interviews mit allen Mitarbeitern, die wir hier im Generalsekretariat haben. Das Interview pro Mitarbeiter dauerte maximal zwei Stunden. Daran anschließend wurde eine schriftliche Auswertung und Zusammenfassung erstellt, die dann an die einzelnen Mitarbeiter zurückging. Erst danach wurden die einzelnen Tätigkeiten bewertet und analysiert. Mein Koordinierungsaufwand betrug etwa einen Arbeitstag, verteilt über mehrere Wochen. Die Schlussauswertung dauert natürlich noch an.

RED.: Bei solchen Analysen, wenn sie unvoreingenommen von Außenstehenden durchgeführt werden,  kommen viele Erkenntnisse zu Tage. Was ist für den DTTB die wichtigste Erkenntnis?

MATTHIAS VATHEUER: Wir haben erfahren, dass wir grundsätzlich gut aufgestellt sind. Es wurde nur ein sehr geringes Effizienzsteigerungspotential festgestellt. Hauptansatzpunkt ist der Vorschlag zur stärkeren Institutionalisierung der Kommunikation. Zudem haben wir einige kleinere Hinweise auf Veränderungen der Arbeitsabläufe innerhalb der hauptamtlichen Geschäftsführung erhalten.


RED.: Und welche Erkenntnis hat Sie am meisten überrascht?

MATTHIAS VATHEUER: Uns war schon vorher klar, dass wir viel Zeit in die Sitzungen der ehrenamtlichen Gremien investieren. Dass es aber bei 16 hauptamtlichen Mitarbeitern im Generalsekretariat bezogen auf ein Jahr 1,5 Stellenanteile sind, das hat auch unsere Einschätzung übertroffen.


RED.: Das Ziel Ihrer Auftragsvergabe war es ja, die Verbandsorganisation des DTTB effizienter zu gestalten. Können Sie einschätzen, in welcher prozentualen Größenordnung sich der Gewinn in Bezug auf die Organisation und Struktur des DTTB bewegt?

MATTHIAS VATHEUER: Das ist zu diesem relativ frühen Zeitpunkt noch nicht zu sagen, weil der Prozess der Auswertung bzw. der Beschäftigung mit den vorliegenden Optimierungsvorschlägen noch andauert. Ein echter Gewinn ist aber, dass unser Präsidium, also unser Führungsgremium, jetzt einen Beleg dafür hat, dass das Generalsekretariat gut arbeitet hat und wir auf dem richtigen Weg sind. Wir haben quasi eine Bestätigung unserer Arbeit erhalten. Es ist ein genaueres Bild der Arbeit des Generalsekretariats entstanden. Die Führungsgremien des DTTB sind jetzt unter Berücksichtigung der vielfältigen Themenstellungen, mit denen wir uns im Generalsekretariat, aber auch in Teilen des Präsidium beschäftigen müssen, in der Lage, diese Aufgaben- und Arbeitsumfänge noch besser beurteilen zu können.


RED.: Es ist allgemein üblich, dass sich über Jahre hinweg in Unternehmen wie in Organisationen gewisse Automatismen einschleichen, die nicht immer erkannt wer-den, was dann landläufig als Betriebsblindheit bezeichnet wird. Hat die externe Unternehmensberatung Ihnen hier und da die Augen geöffnet?

MATTHIAS VATHEUER: Ja, wenngleich es glücklicherweise nur kleine Dinge betrifft. Es ist nun mal so, dass sich z.B. Arbeitsabläufe über längere Zeit hinweg automatisieren, ohne dass man den Prozessablauf dann und wann kritisch hinterfragt, ob er noch zeitgemäß ist bzw. den Anforderungen gerecht wird. Hier hat uns die Unternehmensberatung weiter geholfen.


RED.: Bei einer solchen Analyse gibt es im Vorfeld immer auch Skeptiker. Was hat diese nun doch überzeugt?

MATTHIAS VATHEUER: Soweit man im Zusammenhang mit dem Engagement der Unternehmensberatung überhaupt von Skepsis reden kann, dann lag sie darin, dass man sich sorgte, eine zu theoretische Analyse zu bekommen. Doch die vorliegenden Ergebnisse der Unternehmensanalyse sind sehr praxisrelevant und haben auch letzte Skeptiker überzeugt.


RED.: Und jetzt geht es an die Umsetzung der Analyseergebnisse. Wie wird der DTTB die Ergebnisse nutzen?

MATTHIAS VATHEUER: Wir haben bereits damit begonnen, dass wir im ersten Schritt die Kommunikation mit den Mitarbeitern stärker institutionalisieren. Zudem hat unser Präsidium einen ersten Strategie-Workshop durchgeführt, dem jetzt weitere folgen werden. Und wir reden jetzt bereits konkret darüber, dass wir die Organisationsanalyse in mehreren weiteren Schritten auch auf andere Bereiche des DTTB ausdehnen.

[Das Gespräch führte für die FA: Hanspeter Detmer, Köln]