Nachrichten der Führungs-Akademie des Deutschen Olympischen Sportbundes
20. Dezember 2018

Auszug Rechtstelegramm (Nr. 34): Müssen Vereine ihren Datenschutzbeauftragten melden?

1. Worum geht es?

Nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO muss der Verantwortliche (= Verein) die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten (sofern dieser bestellt werden muss) 

• veröffentlichen und 

• der Aufsichtsbehörde des Landes mitteilen. 

2. Wie erfolgt diese Meldung? 

In Deutschland haben sich die Aufsichtsbehörden gegen eine bundesweite Lösung entschieden und je nach Bundesland eine individuelle Lösung entwickelt um die Umsetzung der Meldepflicht sicherstellen zu können.

Die Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Bayern haben eigens für die Meldepflicht ein Portal online gestellt auf dem sich u. a. Vereine einen Nutzeraccount erstellen können. Um bei der Registrierung eine sichere Übermittlungsmethode der Zugangsdaten gewährleisten zu können, wird nach erfolgter Registrierung ein Aktivierungslink an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Erst nach Aktivierung dieses Links ist der Registrierungsprozess beendet und das Nutzerkonto kann verwendet werden. Die eigentliche Meldung erfolgt durch ein Formular, auf welches man nach dem Login Zugriff hat. Nach erfolgreicher Meldung wird eine Kopie des Formulars als Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt.

Andere Bundesländer wie Baden-Württemberg oder Hamburg haben Formulare für die Meldepflicht frei zugänglich auf ihren Webseiten eingestellt. Die Übermittlung des ausgefüllten Formulars erfolgt hierbei direkt oder via E-Mail. 

Die von den Aufsichtsbehörden abgefragten Daten, über den Verein sowie den Datenschutzbeauftragten, variieren von Bundesland zu Bundesland stark. Grundsätzlich haben die Aufsichtsbehörden versucht sicherzustellen, dass dem Datenminimierungsprinzip Sorge getragen wird. Viele Formulare beinhalten daher Kennzeichnungen der Pflichtangaben. Diese umfassen zumeist die Kontaktdaten des Vereines sowie des Datenschutzbeauftragten aber auch die Kontaktdaten des Meldenden. 

3. Fristen beachten 

Einige Aufsichtsbehörden haben Fristen erlassen um den Vereinen genügend Zeit zu bieten der Meldepflicht nachzukommen. Die Frist der Aufsichtsbehörde NRW und somit die letzte aktuell laufende Frist endet am 31.Dezember 2018. 

Bis dahin werden fehlende Meldungen nicht durch die Aufsichtsbehörde geahndet. 

Vereine sollten sich daher bei der Datenschutzaufsicht ihres Bundeslandes schlau machen und sich ggf. auf der dortigen Homepage informieren.