Dokumentation von Datenschutzverletzungen - Aufbau eines internen Meldeprozesses und der entsprechenden Dokumentation

Datenschutz ist insbesondere dann ein sensibles Thema, wenn – wie in Sportorganisationen – eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ein unvorhergesehener Datenschutzvorfall kann sowohl rechtlich als auch in Bezug auf das Vertrauen der Betroffenen ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Datenschutzbeauftragte in Sportverbänden und -vereinen über einen gut strukturierten internen Meldeprozess und eine angemessene Dokumentation von Datenschutzverletzungen verfügen.

In diesem Beitrag erhalten Sie praxisnahe Tipps, wie Sie einen effektiven Meldeprozess aufbauen und Ihre Dokumentation optimieren können, um den Herausforderungen des Arbeitsalltags gerecht zu werden.

1. Die Bedeutung eines Meldeprozesses für Datenschutzverletzungen

Bevor wir uns in die Details stürzen, möchte ich die Bedeutung eines gut durchdachten Meldeprozesses hervorheben. Ein etablierter Prozess ermöglicht es Ihrem Team, schnell und angemessen auf Datenschutzverletzungen zu reagieren. Durch eine klare Struktur minimieren Sie die Verzögerung bei der Meldung von Vorfällen und sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen erfasst werden, um die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

2. Schritt-für-Schritt: Aufbau eines internen Meldeprozesses

2.1. Identifizierung der Verantwortlichen

Definieren Sie die Rollen und Zuständigkeiten innerhalb Ihres Datenschutzteams. Klären Sie, wer für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen verantwortlich ist. Eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeit hilft dabei, Verwirrung zu vermeiden und eine schnelle Reaktion zu gewährleisten.

2.2. Festlegung der Meldekanäle

Bieten Sie verschiedene Meldekanäle (Telefon, E-Mail, ggf. Intranet-Formular) an, um Datenschutzverletzungen zu melden. Dies kann eine dedizierte E-Mail-Adresse, ein Online-Formular oder eine interne Hotline sein. Wichtig ist, dass diese Kanäle leicht zugänglich sind, um Beschäftigte zu ermutigen, Vorfälle unverzüglich zu melden.

2.3. Schulungen und Sensibilisierung

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitende über den Meldeprozess informiert sind und wissen, wie sie Datenschutzverletzungen erkennen und melden können. Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen sollten regelmäßig durchgeführt werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und die Bedeutung der Meldung von Vorfällen aufrechtzuerhalten.

2.4. Dokumentation der Meldungen

Sie sind verpflichtet, jede Datenschutzverletzung bei Bekanntwerden zu dokumentieren. Um die Dokumentation möglichst effizient zu gestalten, können Sie ein standardisiertes Formular oder eine Checkliste erstellen. So können Sie problemlos alle relevanten Informationen zu erfassen, wenn eine Datenschutzverletzung gemeldet wird. Eine strukturierte Dokumentation erleichtert die spätere Analyse und Berichterstattung und ist für Aufsichtsbehörden wichtig, um die Einhaltung der Bestimmungen zu überprüfen.

Ihre Checkliste sollte u. a. folgende Punkte beinhalten:

• Schilderung des Sachverhalts: Was ist wann und wo passiert? Wann wurde es festgestellt? Was war die Ursache für die Verletzung? Und welcher Art ist die Verletzung?
• Betroffene: Welche Kategorien von Betroffenen und wie viele Personen sind betroffen?
• Daten: Welche Kategorien von personenbezogenen Daten sind betroffen? Betrifft es auch besondere personenbezogene Daten?
• Auftragsverarbeiter*innen: Werden für die Verarbeitung Auftragsverarbeiter*innen eingesetzt? Inwiefern sind diese in den Vorfall involviert?
• Verschlüsselung: Sind die betroffenen Daten verschlüsselt?
• Auswirkungen: Welche Auswirkungen hat die Datenschutzverletzung auf die Betroffenen?
• Maßnahmen: Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen? Wie führen die Maßnahmen zu einer Minderung der Folgen für Betroffene? (Dies kann die Behebung von Sicherheitslücken, die Benachrichtigung der Betroffenen oder die Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeiter*innen zur Behebung des Vorfalls umfassen.)
• Meldung: Ist eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgt? Wenn nicht, warum nicht?

BITTE BEACHTEN SIE: Die Pflicht zur Dokumentation eines Datenschutzvorfalls besteht unabhängig davon, ob dieser meldepflichtig ist.

2.5. Eskalationsstufen festlegen

Legen Sie klare Eskalationsstufen fest, um sicherzustellen, dass schwerwiegende Datenschutzverletzungen adäquat behandelt werden. Definieren Sie, wann und wie Vorgesetzte, die Geschäftsführung oder Behörden involviert werden müssen.

3. Arbeitsalltag als Datenschutzbeauftragte: Effiziente Dokumentation

3.1. Zeitnahe Erfassung von Vorfällen

Versuchen Sie, Datenschutzverletzungen so zeitnah wie möglich zu dokumentieren. Der Arbeitsalltag kann hektisch sein, aber eine sofortige Erfassung der Informationen ist entscheidend, um keine wichtigen Details zu vergessen.

3.2. Klare und präzise Sprache verwenden

Halten Sie Ihre Dokumentation einfach und verständlich. Vermeiden Sie Fachjargon und verwenden Sie klare Sprache, um sicherzustellen, dass auch andere Teammitglieder oder Stakeholder die Dokumentation verstehen.

3.3. Dokumentation regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Ihre Dokumentation sollte nicht statisch sein. Überprüfen Sie sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Datenschutzrichtlinien und -prozessen entspricht. Passen Sie sie gegebenenfalls an neue Anforderungen an.

Fazit

Ein interner Meldeprozess und eine strukturierte Dokumentation von Datenschutzverletzungen sind unverzichtbare Instrumente für Datenschutzbeauftragte in Sportverbänden und -vereinen.

Durch klare Prozesse und effiziente Dokumentation können Sie einen sicheren Umgang mit Datenschutzvorfällen gewährleisten und die Vertrauenswürdigkeit Ihres Verbands / Vereins stärken.

Denken Sie bitte auch daran, dass Datenschutz ein fortlaufender Prozess ist, der kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen erfordert.

Auszug aus dem Datenschutz Info-Brief September 2023; Autor: Claus Wissing

* Der monatliche Datenschutz Info-Brief ist Teil des Online Datenschutzportals der Führungs-Akademie, das die Datenschutzbeauftragten der Vereine und Verbände u.a. mit Checklisten, Mustervorlagen und aktuellen Informationen zum Datenschutz sowie einem monatlichen Live-Chat bei der Umsetzung des Datenschutzes unterstützt.