Zum Europäischen Tag des Datenschutzes: Leitfaden für Ihre Datenschutzerklärung

Zum Europäische Tag des Datenschutzes am kommenden Sonntag informieren wir Sie darüber, was in einer Datenschutzerklärung für Sportverbände enthalten sein sollte und wie Sie mit einer optimalen Datenschutzerklärung einen Beitrag zur datenschutzkonformen Gestaltung der digitalen Sportwelt leisten können.

In diesem Beitrag (Auszug aus dem aktuellen Datenschutz-Infobrief) werfen wir einen Blick darauf, was in einer Datenschutzerklärung für Sportverbände enthalten sein sollte, worauf besonders zu achten ist und wie die Vollständigkeit und die Datenschutzkonformität überprüft werden können.

1. Was gehört in eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung sollte transparent und leicht verständlich sein. Sie dient dazu, die Betroffenen darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten erfasst werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie die Daten geschützt werden.
Für Sportverbände sind folgende Punkte besonders relevant:

• Angaben zur verantwortlichen Stelle: Hier sollte der Sportverband mit allen relevanten Kontaktdaten aufgeführt sein – inklusive Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden.

• Zweck der Datenerhebung und Rechtsgrundlage: Klären Sie, warum und wofür personenbezogene Daten erhoben werden. Dies könnte die Organisation von Veranstaltungen, Mitgliederverwaltung oder die Kommunikation mit den Mitgliedern umfassen. Geben Sie dabei auch die konkrete Rechtsgrundlage an, auf die Sie sich berufen.

• Arten der verarbeiteten Daten: Geben Sie an, welche Arten von personenbezogenen Daten erfasst werden. Dies könnten Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten oder auch Gesundheitsinformationen sein.

• Datenweitergabe an Dritte: Informieren Sie darüber, ob und inwiefern Daten an Dritte weitergegeben werden, zum Beispiel an Sponsoren oder Partnerorganisationen.

• Drittlandübermittlung: Geben Sie an, ob Daten in Drittländer übermittelt werden, ob es dafür einen Angemessenheitsbeschluss gibt und welche Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden.

• Profiling: Informieren Sie darüber, ob Sie Profiling betreiben. Wenn ja, geben Sie die Logiken des Profiling an und beschreiben Sie die Verarbeitungen.

• Speicherdauer: Legen Sie fest, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer gelten. Berücksichtigen Sie hier sowohl den Grundsatz der Datenminimierung als auch mögliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

• Rechte der Betroffenen: Weisen Sie auf die Rechte der betroffenen Personen hin, wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch sowie Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

2. Worauf ist besonders zu achten?

Ziel der Datenschutzerklärung ist, Betroffene transparent und umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Sie sollten daher auf eine leichte und verständliche Sprache achten. Vermeiden Sie komplexe juristische Begriffe oder erklären Sie diese.
Berücksichtigen Sie zudem die Nutzungsfreundlichkeit. Datenschutzerklärungen sind in der Regel sehr lang. Um sie übersichtlicher zu gestalten, können Sie beispielsweise ein (klickbares) Inhaltsverzeichnis einsetzen.

Bei Datenschutzerklärungen auf Websites sollten Sie zudem erklären, welche Daten automatisch durch den Besuch der Website erfasst werden (z. B. Log-Dateien und Cookies). Ergänzen Sie Abschnitte, falls Sie Plugins sozialer Netzwerke, Newsletter, Kontaktformulare oder Registrierungen verwenden.

Auf Websites gilt außerdem: Der Link zur Datenschutzerklärung muss eindeutig gekennzeichnet und von jeder Unterseite aus mit einem Klick erreichbar sein. Hier bietet es sich beispielsweise an, den Link in den Footer zu setzen. Datenschutzerklärung und Impressum müssen zudem getrennt und klar zugänglich sein. Zusätzlich dürfen Cookie-Banner die Verlinkungen zur Datenschutzerklärung und zum Impressum nicht verdecken. Um das zu verhindern, können Sie die Verlinkungen auch in das Banner mitaufnehmen.

3. Wie kann ich Vollständigkeit und Datenschutzkonformität prüfen?

Um sicherzustellen, dass die Datenschutzerklärung vollständig ist und den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht, können Sportverbände folgende Schritte unternehmen:

Rechtliche Beratung: Holen Sie sich professionelle rechtliche Beratung ein, um sicherzustellen, dass die Datenschutzerklärung den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie die Datenschutzerklärung regelmäßig, insbesondere wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern oder der Verband neue Aktivitäten aufnimmt.

Schulungen für Mitarbeitende: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden des Verbands, die mit personenbezogenen Daten umgehen, über die Datenschutzbestimmungen informiert sind und diese einhalten.

Fazit: Datenschutz im Einklang mit der Sportwelt

Eine Datenschutzerklärung ist für Sportverbände nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiges Instrument, um das Vertrauen der Mitglieder und anderer Beteiligter zu stärken. Indem Sportverbände transparent über den Umgang mit personenbezogenen Daten informieren und Datenschutzmaßnahmen implementieren, können sie nicht nur rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch einen wichtigen Beitrag zur datenschutzkonformen Gestaltung der digitalen Sportwelt leisten.

Dies ist ein Auszug aus dem Datenschutz-Infobrief, einem monatlichen Informationsdienst, den wir an unsere Datenschutzportal-Abonnentinnen und Abonnenten versenden. Werden auch Sie Teil unserer Datenschutz-Community!