Zurück zur Übersicht

Die Kunst des Datenschutzes im Ehrenamt

Auch die Tätigkeiten der ehrenamtlich Engagierten fallen unter unsere datenschutzrechtliche Verantwortung. Insgesamt ist die Beachtung des Datenschutzes im Ehrenamt nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der ethischen Grundsätze und sozialen Verantwortung, die mit der Führung einer Organisation verbunden sind – nicht zuletzt, um sich vor rechtlichen Schäden und Haftung zu schützen. Wie funktioniert datenschutzkonformes Ehrenamt? Der aktuelle Datenschutz-Infobrief liefert konkrete Hilfestellungen.

Warum ist es wichtig, im Ehrenamt auf Datenschutz zu achten?

Das ehrenamtliche Engagement spielt eine zentrale Rolle in unserer Gesellschaft und trägt maßgeblich zur Realisierung positiver Veränderungen bei. Doch inmitten dieser wertvollen Aktivitäten darf eines nicht in Vergessenheit geraten: der Datenschutz. Dafür spricht eine Vielzahl von Gründen:

  1. Rechtliche Verpflichtungen
  2. Vertrauen und Glaubwürdigkeit
  3. Schutz der Privatsphäre
  4. Missbrauchsverhinderung
  5. Transparenz und Verantwortlichkeit
  6. Schutz vor Haftungsrisiken

Auch die Tätigkeiten der ehrenamtlich Engagierten fallen unter unsere datenschutzrechtliche Verantwortung.
Insgesamt ist die Beachtung des Datenschutzes im Ehrenamt also nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der ethischen Grundsätze und sozialen Verantwortung, die mit der Führung einer Organisation verbunden sind – nicht zuletzt, um sich vor rechtlichen Schäden und Haftung zu schützen.

Wie funktioniert datenschutzkonformes Ehrenamt?

Die datenschutzkonforme Umsetzung von Tätigkeiten im Ehrenamt erfordert ein bewusstes Engagement, klare Richtlinien und die Integration von Datenschutzprinzipien in alle Aktivitäten der Organisation. Hier sind einige Schritte, die helfen können:

1. Bewusstsein schaffen

Damit Datenschutz auch im Ehrenamt funktioniert, müssen alle Mitarbeitende, Freiwillige und sonstige Beteiligte, die im Entferntesten mit personenbezogenen Daten arbeiten, entsprechend sensibilisiert sein. Hier können Schulungen helfen, die Richtlinien zum Datenschutz zu erklären und so das Verständnis für Datenschutzrichtlinien und -verfahren zu fördern. Oft wird dazu auch eine Person benannt, welche für die Ehrenamtlichen zuständig ist. 

2. Datenschutzrichtlinien entwickeln

Außerdem ist es wichtig, innerhalb der Organisation klare Datenschutzrichtlinien zu entwickeln, die die Grundprinzipien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten festlegen. Diese Richtlinien sollten innerhalb der Organisation bekannt und allen Beteiligten, eben auch den „extern“ ehrenamtlich Tätigen, leicht zugänglich sein. Die Richtlinien sollten zudem regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ziel muss immer sein, es Beschäftigten und Ehrenamtlichen so einfach wie möglich zu machen, sich an den Datenschutz zu halten.

In derartigen Richtlinien sollte u. a. die Verarbeitung von Daten auf privaten Endgeräten geregelt sein. Oft genug nutzen Ehrenamtliche eigene Verarbeitungsmittel, wie einen eigenen Laptop oder das Smartphone. So werden beispielsweise Teilnahmelisten auf eigenen Geräten verarbeitet. Um Sicherheitsrisiken und Datenschutzvorfälle zu verhindern, sollte der Umgang genau geregelt sein – vor allem in Bezug auf die Löschung von Daten, wenn Sie ggf. nicht mehr benötigt werden. Hier können Cloud-Lösungen eine Unterstützung sein.

3. Sicherheitsmaßnahmen implementieren

Zusätzlich sollten Organisationen angemessene Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl zu schützen. Dazu gehört u. a. auch die Verschlüsselung sensitiver Daten und die Verwendung sicherer Speicherlösungen.

4. Führen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Organisationen müssen außerdem ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen. Hier werden die Datenverarbeitungsvorgänge und getroffenen Datenschutzmaßnahmen dokumentiert. Das ist bei Audits, rechtlichen Anforderungen, Betroffenenanfragen oder Schulungen sehr hilfreich. Ohne ein solches Verzeichnis hat die Organisation keinen Überblick über ihre Datenverarbeitungen und kann den Datenschutz kaum steuern oder kontrollieren.

Wenn Sie eine neue Verarbeitung oder Vorgehensweise einführen möchten, z. B. ein Gewinnspiel bei einer Veranstaltung, muss auch dieses dokumentiert und auf die Einhaltung der Vorgaben aus dem Datenschutz geprüft werden.
Die Umsetzung von Datenschutz im Ehrenamt erfordert eine kontinuierliche Anstrengung und das Engagement aller Beteiligten. Es ist wichtig, dass Datenschutz als integraler Bestandteil der Organisationskultur betrachtet wird, um nachhaltige und effektive Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre der Menschen zu gewährleisten.

Fazit

Datenschutz im Ehrenamt ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch essenziell für das Vertrauen, die Glaubwürdigkeit und den Schutz der Privatsphäre. In Deutschland verpflichten Datenschutzgesetze, wie die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), ehrenamtliche Organisationen genauso wie kommerzielle Unternehmen.
Die bewusste Einhaltung von Datenschutzprinzipien verhindert Missbrauch von Daten, stärkt Transparenz und Verantwortlichkeit und schützt vor rechtlichen Konsequenzen. Durch Schulungen, klare Richtlinien, die Ernennung von Datenschutzbeauftragten und Sicherheitsmaßnahmen können ehrenamtliche Organisationen datenschutzkonform agieren und ihre wichtige Mission erfolgreich umsetzen. Zu dem Zweck empfiehlt es sich festzulegen, wer für die Ehrenamtlichen zuständig ist.

Weiterführende Informationen und Hinweis im FA-Datenschutzportal (DSP)
Informationen und Dokumente zur Weiterarbeit am Thema Datenschutz für Ehrenamtliche stehen Ihnen auch im Datenschutzportal – insbesondere in den Ordnern Beschäftigtendatenschutz, Checklisten und Schulungsmaterialien – zum Download zur Verfügung. Dazu gehören:

  • eine Checkliste zur Erstellung eines Merkblatts für Ehrenamtliche [im Ordner: Beschäftigtendatenschutz]
  • eine Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit [im Ordner: Beschäftigtendatenschutz]
  • Basisinformationen für Ehrenamtliche zum Datenschutz [im Ordner: Schulungsmaterialien]

Dieser Text ist ein Auszug aus dem aktuellen Datenschutz-Infobrief Nr. 126 (März 2024, S. 3f). Autor: Claus Wissing, Geschäftsführender Gesellschafter beim Sachverständigenbüro Mülot, WiR Solutions GmbH und der mit.data GmbH. Ein Service des FA-Datenschutzportals.