Das neue Outlook: Fortschritt oder Datenschutz-Albtraum?

Im aktuellen Datenschutzinfobrief nehmen wir das neue Outlook unter die Lupe: Was Organisationen jetzt wissen müssen und welche datenschutzrechtlichen Implikationen mit der Nutzung einhergehen können.

Worum geht es?

Microsoft drängt immer stärker auf die Nutzung seines neuen Outlooks, das bald das klassische Outlook  ersetzen soll. Schon jetzt wird es in Windows-11-Systemen prominent beworben und ab Januar 2025 erfolgt die automatische Umstellung bei Business-Kund*innen mit Microsoft-365-Lizenzen. Auf den ersten Blick verspricht die neue Version zahlreiche Vorteile: eine modernisierte Benutzeroberfläche, KI-gestützte Funktionen und eine verbesserte Integration in die Microsoft-365-Umgebung.
Doch der Preis für diese Innovationen könnte hoch sein. Denn das neue Outlook steht massiv in der Kritik – insbesondere wegen der umfangreichen Datensammlung, die mit der Nutzung einhergeht. Zugangsdaten, E-Mails und Kontakte werden an Microsoft-Server übertragen und dort verarbeitet. Kritiker*innen werfen Microsoft mangelnde Transparenz und potenzielle Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien vor. Organisationen müssen sich daher fragen: Ist das neue Outlook ein Fortschritt oder ein Risiko?

Hintergrund: Was ist das neue Outlook?

Das neue Outlook ist weit mehr als nur ein Update des bekannten E-Mail-Programms. Es handelt sich um eine Web-App, die eng in die Cloud-Infrastruktur von Microsoft integriert ist. Im Gegensatz zum klassischen Outlook, das Daten lokal verarbeitet, greift die neue Version auf serverseitige Funktionen zurück. Das bedeutet, dass E-Mails, Kalender und Kontakte automatisch mit Microsoft-Servern synchronisiert werden – unabhängig davon, ob die genutzten E-Mail-Konten von Microsoft stammen oder nicht. Microsoft wirbt für das neue Outlook mit zahlreichen Neuerungen: Es bietet KI-basierte Funktionen wie Copilot, der E-Mails automatisch kategorisiert und Antworten vorschlägt. Features wie das Anpinnen wichtiger Nachrichten oder das Snoozen von E-Mails sollen den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Doch trotz dieser Vorteile fehlen dem neuen Outlook einige wichtige Funktionen, die im klassischen Outlook Standard waren. Beispielsweise wird die Unterstützung für lokale PST-Dateien und POP3-Konten nicht mehr angeboten und auch die Nutzung freigegebener Postfächer oder mehrerer E-Mail-Profile ist stark eingeschränkt.
Durch diese Änderungen entsteht ein klarer Fokus: Microsoft positioniert das neue Outlook als cloudbasiertes Tool für moderne Arbeitsumgebungen. Dies bringt jedoch erhebliche Implikationen für Datenschutz und Datensicherheit mit sich, die gerade für Organisationen kritisch sind. Einige der klassischen Funktionen werden durch das neue Outlook nicht mehr unterstützt, dafür sollen neue Funktionen den Arbeitsalltag erleichtern.

Technische und organisatorische Aspekte: Was Organisationen wissen müssen

Die Einführung des neuen Outlooks wird vor allem für Business-Kund*innen mit Microsoft-365-Lizenzen spürbare Veränderungen mit sich bringen. Ab dem 6. Januar 2025 beginnt Microsoft, Nutzer*innen mit Standard- und Premium-Lizenzen automatisch vom klassischen auf das neue Outlook umzustellen. Dieser Rollout erfolgt schrittweise und betrifft alle, die ihre Mail- und Kalenderfunktionen in der Microsoft-365-Umgebung nutzen. Obwohl Microsoft die Möglichkeit bietet, vorübergehend zurück zum klassischen Outlook zu wechseln, gibt es Einschränkungen. IT-Admins können den Migrationsprozess steuern, indem sie die „Admin-Controlled Migration“-Richtlinie konfigurieren. Diese legt fest, ob Nutzer*innen die Migration selbst entscheiden können oder ob sie vollständig unterbunden wird. Ohne aktive Kontrolle durch Admins besteht jedoch das Risiko, dass Mitarbeitende versehentlich oder unwissentlich auf das neue Outlook wechseln und dadurch potenziell sensible Daten in die Cloud übertragen.

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