Die Checkbox im digitalen Alltag: Wann ist sie sinnvoll und wann nicht?

Checkboxen begegnen uns online überall – sei es beim Shoppen, der Newsletter-Anmeldung oder dem Herunterladen einer App. Diese kleinen Kästchen sind essenziell, denn sie helfen bei rechtlichen Absicherungen, der Nutzerführung und dem Einholen von Einwilligungen. Doch nicht immer sind sie am richtigen Platz. Gerade im Zusammenhang mit der Datenschutzerklärung stiften Checkboxen oft Verwirrung. Wann sind Checkboxen nützlich, wann überflüssig und wann sogar rechtlich problematisch? In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen und zeigen, worauf Unternehmen – und damit auch Vereine und Verbände – mit Online-Präsenz achten sollten.

Was ist eine Checkbox und wofür wird sie genutzt?

Eine Checkbox (auch Kontrollkästchen genannt) ist ein interaktives Element auf Webseiten, das Nutzer durch Anklicken aktivieren oder deaktivieren können. Sie dient dazu, eine Auswahl zu bestätigen oder einer bestimmten Aktion zuzustimmen. Typische Anwendungsfälle sind die Anmeldung zu einem Newsletter, die Akzeptanz von AGB oder die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Im digitalen Alltag sind Checkboxen ein Standardelement, das eine klare Benutzerführung ermöglicht und Zustimmungen dokumentiert. Wichtig zu wissen ist jedoch: Nicht jede rechtliche Information darf einfach per Checkbox abgefragt werden – insbesondere nicht, wenn es sich um gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzinformationen handelt.

AGB-Checkbox: hilfreich, aber nicht verpflichtend

Checkboxen zur Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sind weit verbreitet. Anders als oft angenommen, sind sie rechtlich aber nicht vorgeschrieben.

Es ist lediglich wichtig, dass vor dem Abschluss eines Vertrags klar und deutlich auf die AGB hingewiesen wird und diese in zumutbarer Weise einsehbar sind. Eine AGB-Checkbox ist also nicht zwingend erforderlich, kann aber aus Beweisgründen sinnvoll sein: Im Streitfall lässt sich so leichter belegen, dass die AGB Teil des Vertrags waren. Fehlt die Checkbox, sollte zumindest ein gut sichtbarer Hinweis mit einem Link zu den AGB direkt vor dem Absende-Button platziert werden.

Checkbox bei Datenschutzerklärungen: Oft falsch eingesetzt

Die Datenschutzerklärung (manchmal auch Datenschutzhinweise oder -informationen genannt) ist eine gesetzlich vorgeschriebene Information. Sie klärt Betroffene darüber auf, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Diese Erklärung muss rechtzeitig, gut sichtbar und leicht zugänglich bereitgestellt werden – zum Beispiel bei Kontaktformularen, Bestellungen oder der Registrierung für ein Nutzerkonto. Eine aktive Zustimmung der Nutzer ist dafür nicht notwendig.

Es ist ein häufiger Fehler, die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung durch ein Kontrollkästchen bestätigen zu lassen. Eine solche Bestätigung ist nicht nur überflüssig, sondern in der Regel auch unzulässig. Es gibt keine Pflicht, nachzuweisen, dass die Erklärung gelesen wurde – nur ihre Verfügbarkeit zum Zeitpunkt der Datenerhebung muss belegbar sein.

Besonders problematisch wird es, wenn Anbieter versuchen, über eine solche Checkbox stillschweigend eine Einwilligung für weitergehende Datenverarbeitungen einzuholen. Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) hat klargestellt, dass eine solche Zustimmung keine gültige Einwilligung im Sinne der DSGVO darstellt. Der EDSA hat 2022 sogar entschieden, dass die Abfrage einer Zustimmung zur Datenschutzerklärung für sich genommen einen DSGVO-Verstoß darstellt, der mit einem Bußgeld geahndet werden kann.

Einwilligung per Checkbox: Worauf Sie rechtlich achten müssen

Ganz anders sieht die Situation bei der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten aus – beispielsweise für den Versand eines Newsletters oder den Einsatz von Tracking-Tools. Hier ist eine Checkbox nicht nur erlaubt, sondern in vielen Fällen erforderlich, um eine informierte, freiwillige und nachweisbare Einwilligung einzuholen…

Der Text ist ein Auszug aus dem aktuellen Datenschutzinfobrief. Auf der Website unseres Kooperationspartners Sachverständigenbüro Mülot finden Sie den vollständigen Artikel.