Risiko- und Krisenmanagement im Sportverband

Die aktuelle Coronakrise führt es uns gerade vor Augen: ein effizientes Risiko- und Krisenma-nagement ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben und für Sportorganisationen von großer Bedeutung.
In unserem „Handbuch Verbandssicherung – Risiko- und Krisenmanagement für Sportverbände“ haben wir uns bereits 2011 mit diesem Thema auseinandergesetzt und nehmen die aktuelle Situation zum Anlass, Ihnen ausgewählte Auszüge  aus unserem Handbuch sowie weitere interessante Artikel zum Thema Krisenmanagement vorzustellen.

In einem ersten Impuls möchten wir Ihnen Tipps für die Einführung eines Risikomanagements in Ihrem Verband mit auf den Weg geben.

Viele Sportorganisationen setzen bereits Instrumente zur Risikominimierung in den operativen Abläufen ein, was aber häufig fehlt, ist ein strukturierter Risikomanagementansatz auf der obersten Führungsebene, der dem Verband einen generellen Überblick zu zentralen strategischen und strukturellen Risiken ermöglicht. Wichtigster Akteur ist daher die Verbandsführung (Vorstand nach § 26 BGB). Laut den geltenden Satzungen liegt bei ihr die Aufgabe, den Verband zu führen und damit auch wachsam gegenüber Risiken zu sein.

Die erstmalige Erarbeitung eines Risikomanagements ist als Projekt anzusehen und entsprechend im Verband anzulegen. Es braucht Zeit, einen organisatorischen Rahmen und vor allem auch personelle Ressourcen. Das Risikomanagement ist ein kontinuierlich laufendes System der Überwachung und aktiven Krisenprävention und gliedert sich in 4 Phasen.

Die 4 Phasen des Risikomanagements

1. Phase: Risikoidentifikation und -bewertung
2. Phase: Risikoanalyse
3. Phase: Risikosteuerung
4. Phase: Risikoüberwachung

 

Bevor Sie diese 4 Phasen angehen, sollten Sie sich Gedanken zur allgemeinen strategischen Ausrichtung machen:

  • Wer sind neben den ehrenamtlichen und beruflichen Entscheidungsträgern wichtige Schlüsselpersonen, die es einzubinden gilt, beispielsweise Präsidiumsmitglieder, Ressortleiterinnen und -leiter?
  • Wie wird das Risikomanagement in das bestehende Strategie-, Planungs- und Controllingsystem eingepasst?
  • Welche Dokumente sind für die Arbeit hinzuzuziehen?
  • Wie sieht die zeitliche Struktur der Einführung aus?

Erst wenn diese Fragen geklärt sind und ein Verständnis bei den Entscheidungsträgern im Sportverband für die Notwendigkeit der Einführung eines Risikomanagements geschaffen ist, sollten die weiteren Phasen angegangen werden.

Phase 1: Risikoidentifikation und -bewertung

In der Phase der Risikofindung geht es darum, alle für den Sportverband potenziellen risikohal-tigen Ereignisse, Handlungen und Zustände anhand von Indikatoren zu identifizieren: Was sind die internen und externen Risiken, die ihn beim Erreichen seiner Ziele behindern könnten? Hier ist es wichtig, sowohl interne Risikoquellen (Risiken im Zusammenhang mit strategischen Projekten, operative Risiken aus Prozessen, Führungskultur, Personal etc.) als auch externe Risikoquellen (politisches und wirtschaftliches Umfeld, Auswirkungen einer Pandemie etc.) zu identifizieren.

Sind alle denkbaren Risiken gefunden, müssen sie bewertet werden. Mit Hilfe der Systematik in der folgenden Risikomatrix lassen sich Prioritäten setzen:

  • Eintrittswahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass der Verband diesem Risiko ausgesetzt wird bzw. wie oft kann dies passieren?
  • Schadenswirkung: Wie wäre der Schaden zu beurteilen, wenn das Risiko eintritt?

Die Risiken in den roten Feldern gelten als inakzeptabel und vorrangig in der weiteren Bearbeitung. Risiken, die in den gelben Bereich fallen, nehmen eine Mittelposition ein. Sie sind unter Umständen zunächst zu akzeptieren. In die grünen Felder werden Faktoren eingeordnet, die zwar risikobehaftet sind, die aber aus dem Zusammenspiel geschätzter Eintrittwahrscheinlichkeit und Schadenswirkung dennoch akzeptiert werden können.

Phase 2: Risikoanalyse

In einer zweiten Phase werden diese Risikoszenarien noch weiter bewertet und anlysiert. Bei der Analyse wird jedes Einzelrisiko dieser Rubriken genau untersucht. Dabei ist auch auf deren Eintrittshäufigkeit zu achten, denn auch kleine, aber häufig auftretende Risiken können ein hohes Schadenspotenzial haben. Auch der Zusammenhang zwischen verschiedenen Einzelrisiken ist zu beachten.

Allgemein interessieren bei der Risikoanalyse zwei Perspektiven auf jedes Einzelrisiko:

  • Ursachen: Wo kommt das Risiko her, wie entsteht es?
  • Wirkungen: Welche Wirkungen, welche Schäden kann es verursachen?

Im Wesentlichen können bei der Risikoanalyse bereits vorhandene Überlegungen aus der Risikobewertung vertieft werden. Der zweite wichtige Teil der Risikoanalyse besteht in der Erarbeitung von Vorschlägen zur Risikosteuerung. Ergebnis ist ein Risikokatalog mit Prioritäten, Analysen und Maßnahmen.

Phase 3: Risikosteuerung

In der Phase der Risikosteuerung gilt es, die zuvor angestellten Überlegungen zu konkretisieren. Es ist für jedes Risiko eine entsprechende Maßnahme zu formulieren, mit der es nach den beschriebenen Prinzipien die Risiken zu vermeiden, vermindern oder auszulagern gilt. Diese Maßnahmen gilt es wie Projekte anzugehen, das heißt es sind für ihre Erledigung klare Verantwortlichkeiten, Teilschritte, Fristen und Kostenschätzungen zu formulieren, die bei ihrer Erledigung anfallen werden. Pro Risiko können mehrere Maßnahmen definiert werden.

Phase 4: Risikoüberwachung

In der Risikoüberwachung geht es darum, die angestoßenen Maßnahmen laufend zu überprüfen und den kontinuierlichen Prozess mit der Verbandsführung zu koordinieren. Zu klären sind inhaltliche Fragen nach der Evaluation der Maßnahmen zum Risikomanagement sowie der zeitliche Rhythmus, in dem das System mit seinen einzelnen Phasen jährlich durchlaufen wird. Spätestens an dieser Stelle hat auch die Einbindung in das bestehende Steuerungssystem einen Abschluss zu finden.

Im Ergebnis entsteht damit ein verbandsspezifischer Risikokatalog, der Auskunft über die wichtigsten Risiken und deren Ursache und mögliche Wirkung gibt sowie über gegensteuernde Maßnahmen und konkrete Verantwortlichkeiten.

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