FA Datenschutzhinweise Weiterbildung digital

Erläuterungen zu der für Webinare und Online-Meetings in der FA eingesetzten Software

Die Führungs-Akademie arbeitet seit vielen Jahren mit der Video-Lernplattform „edubreak®“ der Firma Ghostthinker GmbH zusammen. Seit dem letzten Jahr nutzen wir über eine Anbindung an edubreak die Software „Zoom“ für die Durchführung von Webinaren. Vor dem Hintergrund der kritischen Auseinandersetzung von Datenschützern und von zwei Landesdatenschutzbeauftragten mit den Maßnahmen zum Datenschutz bei Zoom haben wir uns natürlich auch noch einmal intensiv mit der Frage auseinandergesetzt, ob wir weiterhin Zoom für unsere Webinare nutzen können.
Nach Bewertung der von Zoom im April umgesetzten Verbesserungen des Datenschutzes und nach erneuter Prüfung der von edubreak implementierten zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen haben wir uns auf der Grundlage der nachfolgend genannten Gründe vorerst für eine weitere Nutzung von Zoom über die Schnittstelle edubreak entschieden.

1. Verschlüsselung

Edubreak nutzt die von Zoom zur Verfügung gestellte Version 5.0 mit dem aktuellen Verschlüsselungsstandard “AES 256-Bit-GCM-Verschlüsselung”.

2. Zugang nur mit Passwort

Der Zugang zu den Meetings über Edubreak erfordert die Eingabe eines vom Veranstalter fest-gelegten Passwortes, sodass ein unautorisierter Zugang unterbunden wird.

3. Keine Aufmerksamkeitskontrolle

Die in Zoom vorhandene Möglichkeit des Veranstaltungsleiters, ein “Aufmerksamkeitstracking” zu aktivieren, wurde in der von edubreak seinen Kunden zur Verfügung gestellten Version auch in der Vergangenheit nicht genutzt. Die Möglichkeit wird auch weiterhin von edubreak nicht zur Verfügung gestellt werden.

4. Speicherung von pb Daten bei Zoom

Von den über die Schnittstelle edubreak zum Webinar angemeldeten Personen werden der Vor- und der Nachname bei Zoom gespeichert, nicht aber die E-Mail Adresse (sie wird nur bei edubreak gespeichert). Darüber hinaus werden von Zoom weitere Benutzerdaten gespeichert, die für die Bereitstellung von Diensten von Zoom erforderlich sind. Diese umfassen technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen des Service. Dazu gehören die IP-Adresse, das Betriebssystem sowie Gerätedetails eines Benutzers.

5. Speicherung von pb Daten bei edubreak

Edubreak speichert sowohl bei Online-Meetings als auch bei Webinaren den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail Adresse der Teilnehmenden. Diese E-Mail Adresse wird nicht an Zoom übermittelt. Sie wird ausschließlich bei edubreak gespeichert.

6. Ort der Speicherung pb Daten

Die von Zoom gespeicherten pb Daten werden auf Servern in Europa und den USA gespeichert. Die pb Daten bei edubreak werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Edubreak hat mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

7. Dauer der Speicherung von aufgezeichneten Webinaren/Meetings

Aufgezeichnete Webinare werden bei uns für interne Schulungszwecke 12 Monate auf dem eigenen Server gespeichert.

8. Vorsichtsmaßnahmen, die von den Teilnehmer/-innen selbst vorgenommen werden können

1.    Die E-Mail Adresse ist für die Teilnahme am Webinar unerheblich, sodass hier keine reale, sondern ebenso eine fiktive Fantasieadresse eingetragen werden kann.
2.    Video- und Audioaufzeichnungen können von den Teilnehmenden jederzeit deaktiviert werden.

9. Keine Weitergabe von pb Daten an Dritte

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings/Webinaren verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, sondern sind ausschließlich den Seminarteilnehmenden zugänglich.

10. Weitere nutzerfreundliche Einstellungen

Die Einstellungen zur Steuerung der eigenen Audio- und Video-Funktionen liegen bei den Teilnehmenden. 

11. Links

1.    Edubreak Datenschutzhinweise: https://edubreak.de/de/privacy_policy 
2.    Edubreak FAQ: https://edubreak.de/de/help_index/?modal=true 
3.    Ghostthinker Datenschutzhinweise: https://www.ghostthinker.de/datenschutz 
4.    Zoom Datenschutzhinweise (https://zoom.us/de-de/privacy.html) (29.03.20)

Ihre Rechte als Betroffene/-r

Auskunft über Ihre Daten

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Löschen Ihres Nutzer/-innenprofils

Das Löschen eines Nutzer/-innenprofils ist selbstverständlich und jederzeit möglich. Wenn ein Nutzer/-innenprofil gelöscht werden soll, muss der entsprechende Auftrag von der jeweiligen Organisation, deren Mitglied gelöscht werden soll, an das Supportteam gegeben werden. Hierfür reicht eine formlose E-Mail. Die Löschung des Profils wird dann unverzüglich durchgeführt, wobei die Beiträge der entsprechenden Person anonymisiert werden. Dies ist notwendig, um den Zweck der Learning Community aufrecht zu erhalten. Das gelöschte Profil ist noch weitere 6 Monate als Backup verfügbar und wird nach dem Ablauf dieser Frist unwiderruflich gelöscht.

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Stand: 10.05.2020